Boletas de garantía y otras soluciones digitales que están facilitando la gestión de las pymes

Esta transformación también ha llegado a ámbitos como las garantías, el financiamiento y la gestión de documentos necesarios para participar en licitaciones o cerrar contratos.

A continuación, revisamos algunas de las alternativas que actualmente tienen las empresas y qué aspectos conviene considerar antes de utilizarlas.

1.- Boletas de garantía: una gestión que también se puede simplificar

Las boletas de garantía son utilizadas por empresas que necesitan respaldar determinadas obligaciones, especialmente en procesos de licitación y contratos.

En el caso de Mercado Público, las bases de cada proceso pueden establecer las garantías que deben presentar los proveedores, incluyendo aspectos como el monto, la vigencia, la glosa y las condiciones del instrumento.

Para solicitar una boleta de garantía bancaria, la empresa debe entregar antecedentes que permitan a la institución financiera evaluar la operación. Entre ellos pueden encontrarse estados financieros, antecedentes tributarios, información de la empresa y documentación relacionada con la licitación o contrato.

La preparación de estos antecedentes puede ser una parte importante del proceso. Finservice cuenta con un servicio de gestión de obtención de boletas de garantía que orienta a las empresas en la preparación de la documentación y en la forma de presentar sus antecedentes ante las distintas instituciones financieras.

La asesoría no se limita a ordenar documentos. También considera aspectos como los requisitos de la operación, el tipo de garantía solicitada y la información que puede ser relevante para la evaluación de la institución financiera.

El objetivo es que la empresa pueda presentar su solicitud con los antecedentes necesarios y evitar problemas derivados de una documentación incompleta o de un desconocimiento del proceso.

La aprobación y emisión de la boleta corresponden exclusivamente al banco o institución financiera que evalúa la solicitud.

2.- Pólizas de garantía y otras alternativas

Las boletas de garantía no son la única alternativa disponible para las empresas. Dependiendo de las condiciones de una licitación o contrato, también pueden existir pólizas de garantía u otros instrumentos aceptados por la entidad que solicita el respaldo.

Por eso, antes de iniciar una solicitud es importante revisar las bases o las condiciones del contrato. Aspectos como el tipo de garantía, el monto, la vigencia, la glosa y las condiciones de ejecución pueden determinar qué instrumento corresponde presentar.

La digitalización ha facilitado parte de estas gestiones. Actualmente, las empresas pueden iniciar procesos y enviar documentación de manera remota, reduciendo parte de los trámites presenciales que anteriormente eran habituales.

Sin embargo, que el proceso sea digital no significa que la evaluación sea automática. Las instituciones financieras y aseguradoras siguen revisando los antecedentes de cada empresa antes de aprobar y emitir el instrumento correspondiente.

3.- Financiamiento y evaluación de alternativas

El avance de los servicios financieros digitales también ha ampliado las opciones de financiamiento disponibles para las pymes.

Empresas como Penta Financiero ofrecen alternativas como factoring y confirming, mientras que Simpli cuenta con soluciones digitales orientadas a la gestión de factoring para empresas.

Este tipo de servicios puede ser una alternativa para empresas que necesitan mejorar su liquidez o anticipar el pago de facturas. Al poder realizar parte de la gestión de manera digital, las empresas pueden acceder a estas opciones sin depender necesariamente de procesos completamente presenciales.

Pero contar con más alternativas también hace necesario comparar antes de tomar una decisión. El costo del financiamiento, los plazos, las condiciones y la situación financiera de cada empresa son algunos de los elementos que conviene revisar.

Lo mismo ocurre con las garantías. Una empresa que necesita una boleta no solo debe reunir los documentos solicitados, sino también entender qué se está solicitando, qué institución puede evaluar la operación y cómo presentar correctamente sus antecedentes.

4.- La digitalización facilita el proceso, pero la preparación sigue siendo clave

Las herramientas digitales han reducido parte de la burocracia asociada a distintos procesos financieros. Hoy una pyme puede gestionar facturas, buscar alternativas de financiamiento, enviar documentación y comenzar solicitudes sin realizar todos los trámites de manera presencial.

Sin embargo, la tecnología no reemplaza la evaluación financiera ni la necesidad de presentar correctamente los antecedentes.

Para una empresa que participa en una licitación, por ejemplo, una garantía puede ser un requisito necesario para avanzar en el proceso. Contar con tiempo suficiente para revisar las bases, identificar el instrumento requerido y preparar la documentación puede evitar problemas cuando se acerca la fecha límite.

En este escenario, las soluciones digitales pueden facilitar la gestión, pero conocer las alternativas disponibles y saber cómo presentar la información sigue siendo fundamental para las pymes.